Hvordan planlegge for en usikker fremtid?

For bedrifter er det vanskeligere enn noen gang å se inn i krystallkula og spå fremtiden. Bærekraft har kommet som et absolutt krav fra FN. Dermed må bedrifter ta stilling til nye utfordringer og planlegge annerledes. Hvor er dere på denne reisen?

Virksomhetene må styres med endrede forutsetninger og rustes til å ta kjappe helomvendinger for å overleve. Dette løses i budsjett- og planleggingsprosessen. Vår erfaring i RAV er at mange organisasjoner opplever store utfordringer knyttet til gjennomføringen av disse prosessene. Vi stiller spørsmålet: hvorfor er det slik? Det kan selvsagt være mange årsaker til nettopp dette.

Ofte kan økonomisystemene være for generiske eller rigide for behovene som faktisk foreligger i organisasjonen eller kanskje det er for mye fokus på finansiell rapportering fremfor operasjonell. Systemene oppleves av brukerne som en begrensing i stedet for noe som tilrettelegger for god økonomi- og virksomhetsstyring.

Vår klare anbefaling er at alle bedrifter bør få budsjettets rolle opp på agendaen innen økonomistyring.

Vi i RAV mener dette bør gjøres som en del av en helhetlig vurdering av hvordan man driver planlegging og styring i bedriften. Budsjettet kan gjerne kombineres med andre teknikker som rullerende prognose og driverbasert planlegging for å skape mer verdi og bidra ytterligere til virksomhetsstyring.

Utfordringer ved budsjettprosessen

Det er enorme gevinster å hente ved å gjøre prosessen enklere og mer automatisert, men aller viktigst er det å gjøre prosessen mest mulig relevant for økonomisk styring av virksomheten. Vi har derfor forsøkt å kartlegge noen utfordringer som foreligger rundt budsjettprosessen:

  • Fokuset i økonomistyringen ligger på kroner og bunnlinje fremfor aktiviteter.

  • Forutsetningene i budsjettet er utilgjengelig, det være seg kommentarer, vurderinger eller redusert kapasitet på eksempelvis produksjon eller tjenester grunnet uante hendelser.

  • Forutsetningene som lå til grunn da budsjettet ble utarbeidet er endret. Dette kan være formalkrav eller rapporteringskrav som endres. Hvor smidig kan økonomisystemet håndtere slike endringer?

  • Budsjettprosessen er adskilt fra resten av planleggingsprosessen, eksempelvis gjøres prognose og budsjett i to adskilte prosesser med ulike forutsetninger.

  • Budsjettet er for generisk og ikke tilrettelagt for god styring som gjør at ansatte må ty til egenkomponerte modeller som ikke er tilgjengelig for alle og kanskje vil gjøre det vanskelig å sammenligne måloppnåelse mellom organisatoriske enheter.

Mulige løsninger for budsjettprosessen

På bakgrunn av disse utfordringene har vi i RAV sett på mulige løsninger som kan gi budsjettprosessen en «boost» inn i økonomistyringen. Først og fremst må det skapes en generell forståelse for virksomhetens formål og hvordan virksomheten i dag driver økonomistyring. Deretter er det nyttig å involvere personer som kjenner virksomheten i planleggingsprosessen, som kan bidra med sine behov for bedre styring av funksjoner og se muligheter. Det er eksempelvis ikke et sjakktrekk å sette økonomiavdelingen til å utarbeide økonomistyringen helt på egenhånd.

Fokuser heller på drivere eller aktiviteter og la kroneverdi være et resultat av planleggingen fremfor noe du styrer etter. Et hett tips er å ikke tvinge ikke-økonomer til å tenke finansielt fremfor operasjonelt. Vår anbefaling er derfor å skreddersy et verktøy som står til din organisasjons behov. Et verktøy som tillater simulering, endring av forutsetninger eller drivere, ad-hoc rapportering, lar brukerne kommentere hvorfor de ønsker gitte forutsetninger og beholde disse til senere evalueringer. Vi har flere ulike verktøy i verktøykassa som garanterer det overnevnte, men som også sikrer én sannhet og at måloppnåelse er sammenlignbart på tvers av enheter i organisasjonen.

RAVs spesialister står klare til å bistå i arbeidet med planleggingsprosessen. Om det er driverbasert tilnærming, rullerende prognose eller en kombinasjon av flere teknikker så stiller vi med et faglig engasjement, solid erfaring og fleksible verktøy som støtter opp under virksomhetsstyringen.

 
aarstad_jannicke_DSC4164_cropped_720px.jpg

OM FORFATTEREN

Jannicke Aarstad
Seniorkonsulent