Konsolidering i skyen med Adaptive Insights #3

konsolidering-i-skyen.jpg

Da er det klart for innlegg nummer tre i min bloggserie om Adaptive Insights, en fullblods konsoliderings- og planningsløsning laget for sky. I dag skal jeg filosofere litt rundt en sentral diskusjon, dette er om rapporteringen av resultatregnskapet bør organiseres månedlig eller som YTD? Dette er et av de grunnleggende spørsmålene jeg som konsulent alltid diskuterer med mine kunder.

De viktigste argumentene for YTD er:

  • Enklere å kontrollere valutaomregning

  • Frykt for at det skjer endringer i kildesystemet i tidligere perioder som ikke fanges opp ved datafangst for kun siste måned

Hovedargumentene for månedlig rapportering:

  • Valutaomregning blir mer korrekt – dette er spesielt viktig for selskaper med høy grad av valutaeksponering og store sesongsvingninger

  • Enklere å håndtere Business Combinations, salg og oppkjøp av selskaper gjennom året. Om et selskap kjøpes per 1. mai er det resultatet fra mai og ut året som skal konsolideres, de 4 første månedene skal holdes utenfor. Tilsvarende ved salg, selges et selskap per 1.mai skal de 4 første månedene fortsatt konsolideres i resultatet ut året.

Adaptive Insights fungerer definitivt best når rapporteringen organiseres periodisk, da data enkelt kan trekkes ut fra systemet både periodisk og i YTD format.

Hvordan håndteres så hovedargumentene som tilsier YTD rapportering?

  • Valutaomregningen i Adaptive er enkel og overskuelig, alle tall kan hentes i lokal og konsernvaluta, slik kan man enkelt lage rapporter som dokumenterer korrekt valutaomregning. For øvrig kan man også tilgjengeliggjøre data i Adaptive i alle valutaer som er i bruk i applikasjonen. Summa summarum, valutahåndteringen i Adaptive er så sterk og intuitiv at dette ikke er noe problem i praksis.

For å sette dette i kontekst, la meg ta med et lite eksempel på valutahåndtering i Adaptive kontra andre klassiske konsolideringssystemer. Mange som har jobbet med konsolidering har erfart at det å bytte valuta på en enhet, om denne blir satt feil, er en kompleks operasjon. Data må kopieres fra en valutakode til en annen, deretter slettes den gamle transaksjonen manuelt, den korrekte leses inn på nytt og all konsolidering, alle perioder og alle versjoner kjøres på nytt. Noen som kjenner seg igjen her?

I Adaptive er dette veldig enkelt – gå inn i selskapsstrukturen – endre valutakode – lagre – ferdig. Siden Adaptive er minnebasert er det ingen konsolideringer som må kjøres, da systemet gjør noen kjappe re-kalkuleringer i bakgrunnen og alle tall blir oppdatert. Jeg fikk mail fra en kunde som hadde kurs hos utenlandsk datterselskap – og dessverre var valutakoden satt feil. Jeg fulgte den enkle 3-skritts oppskriften ovenfor, og skulle til å svare på mail ved å si at nå var det rett, men fikk ny mail som bekreftet dette før jeg rakk å svare.

Hva så med mulige endringer i grunnsystemet bakover i tid? I utgangspunktet skal jo dette ikke forekomme, men alle som husker Murphys lov vet at det kan forekomme. Hvordan kan dette så håndteres i Adaptive?

Det finnes flere alternativer

  • Tilpasse integrasjonsjobben slik at data hentes fra kilde i YTD format og endres til månedlig ved lagring

  • Ha en sidestruktur i kontoplanen som er YTD og bruke denne til å kalkulere månedlige tall

  • Alltid hente inn alle årets perioder fra kildesystemet

  • Manuelle kontroller ved import for å sikre at YTD i Adaptive stemmer med YTD i kildesystemet, og deretter rette avvik

Hvilke fordeler oppnås så ved månedlig rapportering? Jeg har nevnt to hovedargumenter ovenfor, men for meg er det viktigste argumentet at det blir utrolig mye enklere å håndtere effekten av kjøp eller salg av selskaper. Jeg har en rekke ganger brukt masse tid på å kopiere tall fra periode til periode, eller ta et YTD resultat for så å trekke ut resultatet før oppkjøp, for deretter å gjøre den samme øvelsen igjen måneden etter. Alt dette og mer til er elementer du slipper ved å hente inn tall månedlig. Min konklusjon er derfor at i de fleste tilfeller oppnås best løsning ved månedlig rapportering.

Følg med, følg med, i neste måneds blogg skal jeg komme med noen tanker om kontantstrømanalysen, og hvordan dette kan være et sentralt element i rapporteringen, og ikke bare en eksersis som gjøres når det er lovkrav om det.

 
gulliksen_trond_DSC3805_cropped_720px.jpg

OM FORFATTEREN

Trond Gulliksen
Manager

 

RELATERTE ARTIKLER